تحديد الاحتياجات التدريبية في الموارد البشرية

ولكن قبل تعريف الموظفين ببرنامج تدريبي يجب أولا إجراء تحليل للاحتياجات التدريبية هذا التحليل هو عملية منهجية لتحديد نوع التدريب المطلوب للموظفين وتقديم التفاصيل المتعلقة بتنفيذ التدريب لتحسين أدائهم في الشركة

أهداف تحليل الاحتياجات التدريبية في الموارد البشرية

يركز قسم إدارة الموارد البشرية دائمًا على فكرة أن عملية التعلم المستمر مفيدة للموظفين، لأنها  تحافظ على تحديث مهاراتهم وتحسن أدائهم.

ويتمثل دور تحليل الاحتياجات التدريبية في إدارة الموارد البشرية بشكل أساسي في فهم الفرق أو الفجوة بين الأداء الحالي والأداء المطلوب للموظف وتقديم معلومات حول:

• أي موظف يحتاج إلى تدريب؟
• ما هو نوع التدريب المطلوب؟
• كيف يمكن للشركة تصميم برنامج تدريبي فعال لهؤلاء الموظفين؟
• ماذا سيكون تأثير هذا التدريب على أداء الموظف؟
• ما هي التكلفة والموارد المطلوبة لهذه البرامج التدريبية؟

ويعتبر تحليل احتياجات التدريب دائمًا خطوة أولى نحو مساعدة الموظف على تحسين مخرجاته في العمل

منهجية تحديد الاحتياجات التدريبية

يتطلب فهم وتحديد احتياجات التدريب في أي منظمة ما يلي:

• فهم طبيعة العمل وتحسين الأداء الذي تحتاج إليه المنظمة وتحديد حاجة العمل من خلال تحديد أولويات المنظمة.
• تحليل الاحتياجات التدريبية للموظفين وربط تحسين الأداء بالمهارات والقدرات والكفاءات المطلوبة للعمل.
• معرفة ما هي الدورات التدريبية التي يحتاجها الموظف بالضبط أو ما هي مجموعة المهارات التي يحتاج لتعلمها.
• تصميم برنامج تدريبي مناسب لسد الفجوة الحالية بين مخرجات المنظمة والأهداف المطلوب تحقيقها.

فهم طبيعة العمل

ويركز هذا الجزء على فهم أهداف وأولويات المؤسسة، العامة والأقسام المختلفة، حتى يتمكن مسئول التدريب من تقييم خيارات التدريب التي سيحصل عليها عبر اجراء الخطوة التالية.

تحليل الاحتياجات التدريبية للموظفين

تسمى تلك الخطوة بتحليل الفجوة ، حيث يتم تحديد الاحتياجات التدريبية للموظفين بناءً على نوع الوظيفة للموظف والتحليل الذي يجب إجراؤه لفهم فجوات المهارات في الشركة،  فيما يلي بعض طرق تحليل الحاجة التدريبية الشائعة المستخدمة في عالم الشركات:

• الملاحظة المباشرة

يمكن أن يبدأ مديروا التدريب ملاحظة أداء وأسلوب عمل الموظفين في مواقف العمل المختلفة، وبمساعدة هذه الملاحظ يبدأ مدير التدريب في جمع معلومات حول فجوات الأداء.

وتشمل عملية الملاحظة مراقبة المنهجية التقنية التي تبعها الموظف لأداء الوظيفة والجوانب السلوكية للموظف.

• المقابلات مع الموظفين

يمكن  أن يقوم مدير التدريب بعمل مقابلات وجهًا لوجه مع الموظفين لفهم الطريقة التي يتم بها تأدية مهام الوظيفة، وتعد المقابلات أحد الطرق الفعالة لجمع معلومات حول الفجوات بين المخرجات والأهداف، ويمكن ان تتم المقابلات مع شخص أو فريق ويمكن أن يتم عقدها في شكل اجتماع رسمي أو غير رسمي، ويمكن أن تتم أيضًا عبر الوسائل الافتراضية.

و يمكن للمعلومات التي تم جمعها تحديد الثغرات التي تحتاج المنظمة لمعالجتها. يمكن للشركة وموظفيها الاستفادة من فرص التدريب الجديدة نتيجة لتقييم الاحتياجات التدريبية.

• مجموعات التركيز والعصف الذهني

إن مجموعات العصف الذهني مفيدة لفهم فجوات المهارات بين الموظفين، وفي تلك المجموعات يتم تشجيع الموظفين على التحدث ومناقشة طرق تحسين أداء العمل.

ويتم ملاحظة تلك النقاشات عن قرب بواسطة مدير التدريب لفهم المتطلبات التدريبية للمنظمة أو الشركة.

وعلى عكس المقابلات الفردية فإن مجموعات التركيز والعصف الذهني تحدث أفضل النتائج مع قسم أو مجموعة موظفين لديهم احتياجات تدريبية مماثلة.

حيث  يقوم المشاركون بتبادل الأفكار حول جميع احتياجات التدريب التي يمكنهم التفكير فيها وكتابتها على لوح ورقي، ثم يتم تقديم خمس نقاط أو ملاحظات لاصقة لكل شخص، ويجب على أصحاب العمل تقديم عدد النقاط أو الملاحظات اللاصقة التي ستعمل بشكل أفضل للمؤسسة.

ويضع كل فرد نقاطه أو ملاحظاته اللاصقة على أفكار التدريب التي يعتقد أنها الأكثر أهمية، ويمكن للفرد أن يختار وضع نقطة واحدة على خمسة عناصر مختلفة ، أو وضع الخمس نقاط على عنصر تدريبي واحد.

• استطلاعات الرأي

يمكن أن يتم استخدام التقيمات واستطلاعات الرأي لتحديد أوجه القصور في الأداء داخل قسم معين، وتعد الاستطلاعات من أكثر الطرق فاعلية لفهم الاحتياجات التدريبية للموظفين في أي قسم.

يمكن أن يتكون الاستبيان من مجموعة من الأسئلة المفتوحة والمغلقة جنبًا إلى جنب مع بعض الأسئلة المتعلقة بالترتيب والإسقاط. لتحسين مصداقية الاستبيان ، يُسمح للموظفين بتقديم الإجابات دون الكشف عن هويتهم.

• ملاحظة العملاء

في معظم صناعة الخدمات ، يتم تحديد أوجه القصور في الأداء باستخدام ملاحظات العملاء. تشير التعليقات المباشرة من العميل إلى منطقة العمل المحددة التي تحتاج إلى تحسين.

تقييم خيارات التدريب في الموارد البشرية

بعد أن يتم جمع معلومات كافية من الموظفين أو العملاء أو إجراء تحليل الفجوة يجب أن يتم تحديد عدة خيارات واحتياجات تدريبية، ثم يتم تقييم كل حاجة بناءًا على أهداف الشركة وأولوياتها الحالية والمستقبلية.

ويمكن أن يتم استخدام مقياس من 1 إلى 3 بحيث يكون الرقم 1 للخيار ذو الأهمية القصوى، ويليه 2  للأقل أهمية و3 للخيارات التي ليست مهمة على الإطلاق.

• حساب التكلفة

إن عامل تكلفة التدريب مهم يجب موازنته من حيث الأهمية عند تحديد خيارات التدريب اعتمادًا على الموقف ، فقد تكون المنظمة على استعداد لاستثمار مبلغ كبير في تدريب واحد ولكن ليس في التدريبات الأخرى المدرجة نظرًا للأولويات التنظيمية والمالية.

ويتم حساب التكلفة الإجمالية للتدريب، وفقًا للصيغة التالية:

عدد الموظفين الذين تم تدريبهم × تكلفة التدريب = إجمالي تكلفة التدريب

• عائد الاستثمار

العائد على الاستثمار (ROI) هو حساب يوضح قيمة النفقات المتعلقة بالتدريب والتطوير، ويمكن استخدامه أيضًا لإظهار المدة التي ستستغرقها هذه الأنشطة لدفع تكاليفها وتوفير عائد على الاستثمار للمؤسسة.

• الامتثال القانوني

إذا كانت أي من الاحتياجات التدريبية من تحليل الثغرات مطلوبة قانونًا أي بموجب القوانين الفيدرالية أو قوانين الولاية أو الصناعة أو للحفاظ على تراخيص أو شهادات الموظفين، فستكون هذه التدريبات ذات أولوية عالية.

• الزمن

في بعض الأحيان ، سيؤثر مقدار الوقت الذي يستغرقه بناء القدرات داخل المنظمة على احتياجاتها التشغيلية، حيث يمكن أن يتداخل مع قدرة الموظفين على إكمال واجبات الوظيفة الأخرى.

وفي هذه الحالة ، قد يكون من الأفضل توظيف المواهب من خارج المنظمة أو الاستعانة بمصادر خارجية للمهمة لملء فجوات المهارات، وفي حالات أخرى  مثل تخطيط التعاقب ، يمكن للمنظمة تحمل التزام طويل الأجل لبناء القدرات من الداخل.

• البقاء على المنافسة

ربما يوجد حد أدنى من المعرفة أو الكفاءات في منتج أو خدمة جديدة تؤثر سلبًا على إيرادات الشركة، ويمكن لصاحب العمل توفير التدريب اللازم لموظفيه بحيث يولد المنتج أو الخدمة الجديدة الإيرادات المطلوبة أو يتجاوزها.

وفي هذه الحالة ، تستفيد الشركة من زيادة الإيرادات وبالتالي تفوق تكلفة التدريب.

بعد تقييم جميع الاحتياجات / الخيارات التدريبية، سيكون لدى اختصاصي الموارد البشرية قائمة بأولويات التدريب للموظفين الفرديين أو الإدارات أو المنظمة ككل.

الإبلاغ عن احتياجات التدريب والتوصية بخطط التدريب

تتمثل الخطوة الأخيرة في تحديد الاحتياجات التدريبية  في الإبلاغ عن النتائج من تقييم احتياجات التدريب، وتقديم توصيات لخطط وميزانيات التدريب قصيرة وطويلة الأجل ، بدءًا من الأولويات الأكثر أهمية من قائمة خيارات التدريب.

إذا كان هناك جدول زمني لأي من التدريبات مثل موعد نهائي للوفاء بالتزامات التدريب لأغراض الامتثال القانوني فيجب وضع الميزانية وجدولتها وفقًا لذلك الموعد.

ويجب أن يتضمن التقرير ملخصًا عن سبب وكيفية الانتهاء من التقييم  والطرق المستخدمة والأشخاص المشاركين، وتوصيات التدريب مع جدول زمني عام.

وتشمل النقاط التي يركز عليها التقرير النهائي:

• هل سيتم اجراء التدريب داخليًا أم من الأفضل إرسال الموظفين لجهات خارجية.
• هل من الأفضل جلب مدرب لمجموعة داخلية محددة من الموظفين.
• هل يمكن أن يتم التدريب عبر الإنترنت.
• هل من الأفضل جلب جميع الموظفون في مجموعة واحدة، أم من الأفضل تقسيمهم إلى مجموعات.