كيف تدير المقابلات الشخصية بشكل ناجح

اذا كنت تعمل في شركة منذ فترة و اعتمد عليك المدير الخاص بك أن تقابل أشخاص بخصوص العمل بدلا عنه يجب أن تكون قد المسؤولية

تعد الإدارة هي العصب الحقيقي لتقدم و نجاح كافة الشركات و المؤسسات ،و بالطبع يلعب العنصر البشري دور هام لا يمكن لأحد أن ينكره فهو المسئول عن ادارة كافة الأعمال ،و تعد ادارة المقابلات الشخصية من أبرز المهام التي تحتاج لعدة شروط حتى تتم بنجاح ،و خلال السطور القليلة القادمة سوف نتعرف على هذه الشروط فقط تفضل عزيزي القارئ بالمتابعة .

أولاً نبذة عن الأدارة و أهميتها .. تعد الإدارة هى حجر الاساس اللازم لنجاح كافة الشركات و المؤسسات الناجحة كونها تسعى لإستغلال كافة الموارد ،و الإمكانيات المتاحة سواء ان كانت العنصر البشري أو الموارد المادية و المالية ،و التكنولوجية ،و ذلك من أجل تحقيق الأهداف المنشودة ،و تستند من أجل تحقيق ذلك على عدة وظائف من بينها التخطيط ،و التنظيم ،و التنسيق و الرقابة ،و ذلك من أجل انجاز الأهداف ،و أداء كافة المهام ،و الواجبات في الوقت المحدد لها دون تقصير مما يضمن للمنشأة أو المؤسسة تحقيق أربارح طائلة ،و التفوق على غيرها من الشركات و المؤسسات الآخرى و في سبيل ذلك يبذل العنصر البشري جهد كبير ،و ذلك لأنه لا يمكن للآلآت ،و الأدوات أن تعمل دون الإنسان و بالطبع كافة المؤسسات بحاجة إلى من يملكون المهارات و القدرات المميزة التي تعينهم على ادارة كافة الأعمال دون تقصير بشكل يضمن انجاز الأهداف و المهام في الوقت المحدد لها .

أقرأ : ما هي وظائف الإدارة ؟

ثانياً كيف تدير المقابلات الشخصية بنجاح ..؟ من أبرز المهام ،و الأعمال التي يقوم بها المدراء و المسئولين هي ادارة المقابلات الشخصية حيث يوجد مجموعة من القواعد ،و الشروط الواجب اتباعها حتى تتم المقابلة بنجاح ،و من أبرزها الآتي :-

* يجب أن يقوم المدير بالإعداد ،و التخطيط بشكل جيد لهذه المقابلة ،و عليه أن يضع قائمة بالأهداف المراد إنجازها من ورائها ،و يمكنه أيضاً أن يقوم بجمع مجموعة من المعلومات بشأن الشخصية التي سيعقد معها المقابلة ،و ذلك لكي يكون مستعداً للتعامل معها ،و يجب أيضاً أن يقوم بتحضير معلومات خاصة بالموضوع الذي ستدور حوله المقابلة حتى يستطيع مناقشة الطرف الآخر في هذا الموضوع ،و لكي يتمكن من الإجابة على كافة أسئلته التي سيتم طرحها في هذه المقابلة دون تردد .

* تهيئة الجو المناسب للشخص الذي سيتم عقد المقابلة معه فمثلاً كلما تميز المكان بالنظافة ،و التنظيم ،و البعد عن مصادر الإزعاج و الضوضاء سيجعل الفرد يشعر بالراحة ،و سيتح للطرفين الفرصة للتفكير بهدوء ،و التوصل إلى حلول ،و نتائج فعالة .

* الحرص يجب أن يقوم المدير الذي سيعقد المقابلة بتجهيز مجموعة من الأسئلة التي سيطرحها على الطرف الآخر ،و لابد أن تكون هذه الأسئلة ذات صلة وطيدة بموضوع المقابلة ،و من الممكن أن يقوم بطرح مجموعة من الأسئلة المفتوحة ،و لكن في نهاية المقابلة ،و من الضروري أن ينصت المدير للطرف الآخر باهتمام شديد ،و يحرص على عدم مقاطعته .

* يجب أن يقوم المدير أو المسئول عن المقابلة بتدوين كافة الملاحظات ،و الأفكار التي تدور في ذهنه أثناء المقابلة فربما يساعده ذلك في الحصول على فكرة جيدة تسهم في تطوير العمل .

* الحرص على اعداد تقرير يلخص كل ما تم خلال كل مقابلة سيتم عقدها ،و في النهاية يتم المقارنة بين كافة التقارير من أجل المقارنة بينهما ،و اختيار الأفضل ،و من الضروري أيضاً أن يتأكد المدير أو المسئول الذي قام بعقد المقابلة أنه بالفعل نجح في توصيل المعلومة للطرف الآخر .

 

اختيار المرشحين للمقابلة
تعد أول خطوة من الخطوات الناجحة لإدارة مقابلة شخصية مع مختلف المرشحين المتقدمين هي عملية الاختيار السليم لهم، وذلك من خلال تقييم المهارات، والخبرات، والتناسب الثقافي للمرشح، حيث تعد هذه الخطوة نقطة البداية في الموضوع كله، وتبدأ هذه المقابلات بمراجعة كافة المرشحين المقبولين بعد الاطلاع على السير الذاتية المستقبلة.[1]

خطوات عمل وإدارة المقابلات الشخصية
هناك بعض النصائح التي يمكن من خلالها إدارة، وإجراء مقابلات العمل، ومنها:[2]

اختيار الأشخاص المناسبين لإجراء المقابلات، والقادرين على الحصول على رؤية واضحة للمتقدمين، وما هو مطلوب للوظيفة.
توجيه أسئلة للمرشح متعلقة بالتجارب الماضية، وكيفية التصرف فيها، لدراسة السلوكيات المختلفة، وتوقع البعض منها في المستقبل، وتسمى هذه التقنية المقابلة المرتكزة على السلوك (بالإنجليزية: Behaviour Based Interviewing).
إجراء المقابلات عبر الفيديو إن أمكن، أو إجرائها على شكل لجنة تتكون من مجموعة من الأشخاص الذين سيضطر الشخص إلى مقابلتهم، بدلاً من إجراء مقابلات عدة مع كل واحد منهم؛ بهدف توفير الوقت، والمال، وتقييم كفاءة المتقدم للوظيفة بصورة شاملة.
الطلب من المرشحين توضيح أية عبارة غير مفهومة وتحتاج إلى توضيح، ولم يتمكن المقابل من فهمها؛ لأخذ المعلومات الكافية عنه.
مراجعة الأجوبة، والمعلومات المختلفة، والملاحظات، واتخاذ قرار سريع مباشرة بعد المقابلة حتى تكون المعلومات حديثة لدى الأشخاص الذين أجروا المقابلة لأخذ قرار مناسب على أساسها.
إخبار المرشح المرفوض بقرار رفضه حتى يتمكن من المضي قدماً، والبحث عن عمل آخر.
الترحيب بالموظف الجديد، والتواصل معه، ومساعدته على فهم الأمور المطلوبة منه في عمله.
بعض الاستفسارات في المقابلة الشخصية
هناك بعض الاستفسارات المقترحة، والتي يمكن للمدير استخدامها كأسئلة افتتاحية في المقابلة الشخصية، ومنها ما يلي:[3]

طلب معلومات عن خلفية العمل السابق، وما هي فكرة المرشح عن الوظيفة الحالية.
طلب بعض المعلومات عن الوظيفة الأخيرة التي عمل بها المرشح، والاستفسار عن الأسباب التي دعته للعمل بها، وأسباب تركها.
طلب معرفة الأمور التي حفّزت المرشح للتقدم لهذه الوظيفة، واتخاذ هذه الخطوة.
معرفة بعض أعمال، أو إنجازات المرشح التي يفتخر بها.
معرفة ما هي أهداف المرشح المهنية على المدى الطويل، والقصير.